Ponad 20 letnie doświadczenie w branży archiwalnej zbudowane na współpracy z setkami klientów zarówno w sektorze publicznym jak i prywatnym pozwoliło nam stworzyć ofertę wychodzącą naprzeciw potrzebom rynku. Firma Archeon na przestrzeni swojej działalności w swoich zasobach zgromadziła łącznie blisko 700 tyś. akt osobowych z przedsiębiorstw upadłych i zlikwidowanych oraz wiele kilometrów dokumentów księgowych, technicznych czy pracowniczych firm prowadzących bieżącą działalność.

Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów polega na zbieraniu dokumentów przedsiębiorstwa, a następnie ich klasyfikacji i zabezpieczeniu w celu przechowywania ich przez określony przez przepisy państwowe czas. Urząd Skarbowy może do przedsiębiorcy w każdym momencie się zgłosić i poprosić o udostępnienie dokumentacji do sprawdzenia. Dokumenty archiwizowane są specjalnie klasyfikowane poprzez nadanie im oznaczeń literowych. W momencie, gdy minie okres obowiązkowej archiwizacji, przedsiębiorcy mają możliwość zniszczenia zbiorów dokumentów.

Oferujemy między innymi:

Kompleksowe usługi archiwalne dla firm w tym:

• Przechowanie dokumentacji
• Uporządkowanie i ewidencjonowanie przejmowanej dokumentacji
• Udostępnianie oryginałów lub kopi dokumentów w formie elektronicznej
• Brakowanie i niszczenie dokumentów
• Transport do archiwum
• Dostarczanie pudeł archiwalnych dla klienta

Archiwizację dokumentów przedsiębiorstw (w likwidacji i upadłości) po zakończeniu prowadzenia działalności gospodarczej:

• Przechowanie dokumentacji
• Uporządkowanie i ewidencjonowanie przejmowanej dokumentacji
• Udostępnianie oryginałów lub kopii dokumentów dla byłych pracowników
• Brakowanie i niszczenie dokumentów po obowiązującym okresie ich przechowania wynikającym z przepisów prawa
• Transport do archiwum

Archiwizacja dokumentów

Różne rodzaje dokumentów trzeba przechowywać przez różny okres czasu. Przykładowo wszelką dokumentację związaną z księgowością należy przechowywać przez okres, co najmniej pięciu lat, od momentu zakończenia roku podatkowego. Wszelkie dokumenty związane z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych należy przechowywać również przez okres pięciu lat. Okres pięcioletni obowiązuje tylko dokumentację, która została wystawiona po dacie 1 styczeń 2012 roku. Dokumentację sporządzoną przed tą datą, należało i należy przechowywać przez okres dziesięciu lat.

Sprawy mają się inaczej, jeżeli chodzi o dokumentację pracowniczą. Jej obowiązkowe przechowywanie jest dużo dłuższe. Dokumenty na podstawie, których możliwe jest obliczenie renty, czy emerytury, należy utrzymywać w archiwum, przez co najmniej pięćdziesiąt lat, licząc od ostatniego roku przepracowanego przez pracownika.

Archiwizacja dokumentów

Należy mieć świadomość, że przedsiębiorca, który nie będzie archiwizował koniecznych dokumentów, naraża się na konsekwencje prawne. Urząd Skarbowy, a także inne instytucje, mogą domagać się wglądu w dokumentację firmy. Czasami dochodzi do tego, że chcą przejrzeć dokumentację, która została utworzona wiele lat wcześniej. Według przepisów przedsiębiorca może zostać ukarany karą porządkową, jeżeli nie wyda dokumentacji, o którą prosi instytucja państwowa.